Facturation en auto-entreprise

Lorsque l’on devient auto-entrepreneur, il est fondamental de connaître les règles de facturation pour respecter la législation française.
Pour une auto-entreprise, comme pour toute entreprise, il ne peut pas y avoir de revenus sans facture.
Ce sont vos factures qui permettront de percevoir le montant facturé à vos clients professionnels et particuliers.
Ce sont également vos factures qui serviront de justificatifs en cas de contrôle de l’administration. Rassurez-vous : la facturation est simple à condition de connaître les principes de base : numérotation des facturesmentions légales obligatoires
Découvrons comment bien facturer. Et en conclusion, une astuce comptable très utile pour l’auto-entrepreneur comme pour le client !

À chaque fois qu’un auto-entrepreneur facture, il a l’obligation de faire figurer certaines mentions

Plusieurs auto-entrepreneurs (AE) débutent leur activité sans savoir comment émettre des factures en règle. Si vous êtes un auto-entrepreneur actif, êtes-vous capable de citer ces mentions ?

Si vous êtes un futur auto-entrepreneur, avez-vous une idée de ce qu’il faudra mentionner sur chaque facture ?

Quelle que soit votre situation, nous allons vous éviter des erreurs en rappelant les mentions obligatoires à faire figurer sur toute facture.

Chaque facture émise par un auto-entrepreneur doit respecter une chronologie. Vos factures auront donc un numéro unique, avec une numérotation séquentielle (chaque nouveau numéro suivra logiquement le précédent).

L’auto-entrepreneur peut opter pour n’importe quelle numérotation logique. Les systèmes de numérotation fréquents sont simples (1, 2, 3, …) ou chronologiques (pour juillet 2018 : 07.2018-01, 07.2018-02…)

Si vous n’avez pas beaucoup de factures, il est intéressant d’utiliser l’année en cours comme préfixe, puis de numéroter de façon simple, avec remise à zéro chaque nouvelle année.

Pour l’année 2018, cela donne : 2018-1, 2018-2, 2018-3

Une bonne numérotation rendra visible toute disparition de facture de votre comptabilité. Votre système de numérotation devra être clair et facile à expliquer à l’administration en cas de contrôle.

On le sait, pour pouvoir établir une facture, il faut être un professionnel immatriculé. C’est le cas de l’auto-entrepreneur qui rencontrera deux cas :

  • la facturation à des clients particuliers,
  • la facturation à des clients professionnels.

Vous êtes auto-entrepreneur et vos clients sont des professionnels ? Vous devez tout facturer, de façon systématique : chaque service, chaque prestation, chaque produit, quel qu’en soit le montant. Au moins ce cas est simple : entre professionnels, il faut toujours tout facturer et toujours remettre la facture !

Vous êtes auto-entrepreneur et vous fournissez une prestation de services à des particuliers ? Vous avez l’obligation de facturer, et de remettre une facture dans chacun des cas suivants :

  1. Le montant est égal ou supérieur à 25 €, TVA comprise (soit environ 21 € HT)
  2. Le client particulier vous demande une facture (quel que soit le montant).
  3. Vous vendez par correspondance (depuis un site e-commerce par exemple).

Un AE fournissant des services à des particuliers n’est donc pas dans l’obligation de remettre une facture si le prix est inférieur à 25 € TVA comprise. Cela ne signifie pas qu’il est dispensé de tenir une comptabilité si les montants sont inférieurs à 25 €. Et un AE devra remettre une facture à un client particulier si celui-ci l’exige, quel que soit le montant.

Conclusion : l’auto-entrepreneur, qu’il soit commerçant (vendeur de marchandises) ou prestataire de services doit remettre une facture à des clients particuliers :

  • obligatoirement, lorsque le prix est supérieur ou égal à 25 €, TVA comprise ;
  • à la demande du client, lorsque le prix est inférieur à 25 €, TVA comprise.

Ces obligations sont imposées par l’arrêté du 15 juillet 2010 du Ministère de l’Economie et de l’article L113-3 du Code de la Consommation.

Que le client de l’AE soit un particulier ou un professionnel, il existe un cas spécifique, permettant de facturer des services répétitifs de façon globale et mensuellement. C’est le cas dès qu’un auto-entrepreneur effectue des prestations de services répétées ou multiples.

Exemple : un AE propose un service de préparation de repas biologique à domicile, deux fois par jour pour un client particulier. Chaque repas est facturé 14 €, le total est donc de 28 € par jour. L’AE sera présent 20 jours par mois. Il pourra remettre chaque jour une facture de 28 € à son client, ce qui fera 20 factures de 28 €. Mais il pourra également remettre au client une facture mensuelle de 560 €, correspondant à 14 € par repas, deux fois par jour, pendant 20 jours.

De même, un AE qui propose un service répétitif ou multiple à un client professionnel pourra facturer une fois par mois, avec une facture globale unique. Il est alors nécessaire est de disposer d’un accord écrit de la part du client qui s’engage à régler les prestations répétées.

Dans tous les cas où il y a répétition, ce choix peut grandement simplifier l’établissement d’une facture puisqu’elle sera délivrée une fois par mois, avec une facturation globale.

En cas d’erreur, vous ne devrez donc surtout pas détruire une facture, mais faire un avoir. Un avoir est simplement une facture inversée. Vous annulez votre facture précédente par une facture inverse avec le même montant mais négatif.

Exemple : vous avez fait une erreur en facturant 100 euros sur votre facture 2018-7 (7ème facture de l’année 2018). Vous ne détruisez pas cette facture 2018-7 (car il y aurait un « vide » entre vos factures). La solution ? Editer une nouvelle facture, numéro 2018-8, qui sera la facture inverse de la facture 2018-7. Montant de la facture 2018-8 : -100 euros.

Après la chronologie, un point à rappeler : une facture délivrée par un auto-entrepreneur ne doit pas faire figurer la TVA avant certains seuils.

L’auto-entrepreneur ne facture pas la TVA au départ et ce, tant qu’il reste en dessous de certains plafonds à partir desquels il devra facturer la TVA.

Au départ en tout cas, l’une des mentions légales obligatoires est la mention concernant la franchise de TVA.

Chaque facture devra mentionner : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI »

Comme le montant facturé est sans TVA, la facture d’un auto-entrepreneur ne comportera aucune taxe (sauf s’il dépasse les seuils).

L’année 2018 est la première année de relèvement des seuils AE à 70 000 € (services) et 170 000 € (vente). Grâce à cette question posée sur le forum AE, voici la chronologie qui amènera un nouvel AE à facturer la TVA.

  • au lancement, l’AE est en franchise de base de TVA (elle n’apparaît ni sur les factures, ni sur les devis)
  • l’année débute donc avec la mention “TVA non applicable – article 293 B du CGI” sur factures & devis
  • en prestation de services, cette mention demeure sur les factures jusqu’au seuil de 33 200 € atteint
  • dès ce seuil franchi (si en 1ère année), la franchise de TVA n’est plus… et la mention doit être retirée
  • on facture donc la TVA (s’il s’agit de la 1ère année), dès le premier euro de dépassement du seuil
  • à ce moment-là, on informe immédiatement le Service des Impôts des Entreprises (SIE) dont on dépend
  • concrètement, on adresse une lettre suivie ou recommandée au SIE
  • comme pour toute entreprise, on décide pour quel type de régime de TVA on décide d’opter (2 options)

Dès dépassement du seuil en 2018, on optera pour :

  1. Le régime réel simplifié de TVA, avec une seule déclaration annuelle CA12
  2. Le régime réel normal de TVA, avec une déclaration CA3 tous les trimestres si sa TVA annuelle est inférieure à 4000 € (soit un CA inférieur à 53 200 € annuels), tous les mois si au-delà de ce CA

Rappelons qu’il existe des seuils de tolérance en-dessous desquels la TVA n’est pas appliquée, même en cas de dépassements des seuils habituels

  • 35 200 € pour les prestations de services
  • 91 000 € pour les activités commerciales ou d’hébergement

Mais si les seuils habituels de

  • 33 200 € pour les prestations de services
  • 82 800 € pour la vente de marchandise et l’hébergement

sont atteints au cours la première année d’activité, on applique directement la TVA au premier jour du dépassement, et dès le premier euro de dépassement !

Pour être complète, la facture de l’auto-entrepreneur devra faire figurer plusieurs mentions légales obligatoires. A chaque oubli d’une mention, l’auto-entrepreneur est passible d’une amende. Evitez des pénalités en cas de contrôle de l’administration, prenez les devants et soyez en règle !

A chaque facture, deux exemplaires doivent être créés : l’un remis au client, l’autre gardé par l’auto-entrepreneur et conservé aussi longtemps que l’auto-entreprise existera.

Mentions obligatoires sur chaque facture

  • Identité de l’auto-entrepreneur | nom et adresse de l’auto-entrepreneur (et nom commercial si vous en avez un)
  • Identification de l’auto-entrepreneur | votre numéro de SIREN, ainsi que la mention « Dispensé d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au répertoire des métiers (RM) ». Si vous êtes immatriculé, précisez « RCS Ville » ou bien « RM Ville », en remplaçant « Ville » par le nom de la ville où vous êtes immatriculé.
  • Numéro de facture | chaque facture a un numéro unique précédé de ‘ Facture N° ‘. S’il ne s’agit pas d’une facture mais d’un avoir, utilisez la mention ‘ Avoir N° ‘.
  • Date d’émission | date de la vente du produit ou du service mais un décalage est accepté par l’administration.
  • Identité du client | nom et coordonnées du client. Si le client est une entreprise, préciser la forme juridique de l’entreprise (EURL, SARL, SAS, etc). Préciser le SIRET ou SIREN du client professionnel est idéal.
  • Désignation des produits ou services | une ligne par produit ou service, en indiquant la quantité, le prix unitaire, la référence, l’intitulé et les caractéristiques qui influencent le prix.
  • Prix à payer | montant total HT de la facture
  • Mention de la franchise de TVA | chaque facture d’auto-entrepreneur doit faire figurer la mention « TVA non applicable, art. 293B du CGI ».
  • Date de livraison | date de livraison des biens ou de réalisation de la prestation de services (si cette date est différente de la date d’émission de la facture).
  • Date limite de paiement | la date limite (« paiement comptant à réception de la facture » est accepté).
  • Pénalité de retard | indiquez le taux des pénalités de retard que vous appliquez en cas de retard de paiement. Si vous n’indiquez rien, c’est le taux légal en vigueur qui s’applique
  • Conditions d’escompte | indiquez le taux de réduction que vous appliquez en cas de paiement anticipé. Si vous ne proposez pas d’escompte, utilisez la mention « Pas d’escompte pour règlement anticipé ».

L’auto-entrepreneur peut se faire payer de 4 façons différentes :

  1. En espèces
  2. Par chèque
  3. Par virement bancaire
  4. Par virement électronique

L’auto-entrepreneur est libre de choisir le ou les modes de règlement qu’il préfère avec cependant l’interdiction de régler en espèces pour les montants élevés :

  • Au-delà de 3 000 euros HT, un client particulier devra payer l’auto-entrepreneur par chèque, virement bancaire ou virement électronique.
  • Au-delà de 1 100 euros HT, un client professionnel doit payer l’auto-entrepreneur par chèque, par virement bancaire ou virement électronique.

Lorsqu’un auto-entrepreneur achète du matériel ou des matières premières pour répondre aux attentes d’un client, il est possible :

  • d’acheter directement, puis de revendre au client,
  • de faire régler le montant directement par le client.

Paradoxalement, acheter pour revendre au client est rarement intéressant. Car l’auto-entrepreneur sera imposé sur son chiffre d’affaires, pas sur son bénéfice. Du coup, même avec une marge importante, il ne sera pas forcément gagnant.

Prenons un cas concret (lisez le témoignage de Mirla pour en savoir plus)

Julie veut faire installer une climatisation chez elle. Elle souhaite acheter un climatiseur, puis payer un auto-entrepreneur pour réaliser l’installation sur son mur. Mais Julie ne sait pas quel climatiseur choisir. Elle est prête à payer une installation un peu chère mais elle veut surtout bénéficier de conseils pour choisir un appareil performant et économique sur le long terme.

L’auto-entrepreneur est prêt à aider la cliente à choisir l’appareil le plus adapté à son usage. Mais cet auto-entrepreneur souhaite être responsable seulement de la pose, pas du matériel. Normalement, pour bénéficier d’une facture, d’un service après-vente et d’une garantie, la cliente doit acheter le climatiseur directement chez le vendeur…

C’est justement là qu’intervient l’astuce du « débours ».

Le fonctionnement du « débours » est simple…

  • Après accord du client, l’auto-entrepreneur achète le matériel pour son client (un accord écrit et précis est recommandé, même si un accord verbal est toléré).
  • L’achat se fait au nom et pour le compte du client : c’est bien le nom du client qui figurera sur la facture.
  • L’auto-entrepreneur paye dans un premier temps le vendeur du matériel.
  • L’auto-entrepreneur présente la facture au client.
  • Le client rembourse l’auto-entrepreneur et garde la facture qui est à son nom (l’auto-entrepreneur devrait également garder un double)

Les avantages sont immenses des deux côtés :

  • L’auto-entrepreneur n’a pas de responsabilité sur le matériel
  • Les débours ne sont pas pris en compte dans le chiffre d’affaires
  • L’auto-entrepreneur n’est donc pas taxé sur les débours !
  • Le client a une facture directe du vendeur
  • Le client dispose de tous des avantages classiques : SAV, garantie, etc
  • Le client a l’assurance de ne pas avoir surpayé le matériel

Pour la réalisation d’un chantier ou d’une prestation de service nécessitant matériel ou matières premières, il semble préférable de pas acheter pour revendre au client. L’auto-entrepreneur et le client sont ainsi libérés de nombre de complications possibles en cas de problèmes liés au matériel.

Généralement, mieux vaut facturer plus cher un service de qualité et demander au client son accord pour utiliser les débours plutôt que d’essayer de faire des marges sur l’achat-revente de matériel. Cliquez ici découvrir le dossier consacré aux débours !

Comme l’auto-entrepreneur ne peut pas récupérer la TVA, il n’a pas intérêt à acheter pour un client professionnel. Tout simplement parce qu’un client pro peut récupérer la TVA, contrairement à l’auto-entrepreneur.

Si votre client pro ne récupère pas la TVA, il payera plus cher le matériel. Désavantageux et à éviter quand votre client est une société : préférez alors un achat direct entre la société qui fait appel à vous et la société qui vend le matériel.

L’auto-entrepreneur a intérêt à être très rigoureux avec les débours : il est recommandé de conserver tous les justificatifs afin de pouvoir justifier chaque débours en cas de contrôle fiscal.

Important :

1. N’oubliez pas les mentions obligatoires sur vos factures !
2. Pensez aux déboursfort intéressants pour le client particulier comme pour l’auto-entrepreneur.

Source : autoentrepreneur.fr

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